Lettera per sollecitare pagamento di una fattura

Se avete necessità di scrivere una lettera di sollecito di pagamento è perché qualcuno ha un debito aperto nei vostri confronti.

Sono molti i settori che possono vedere un soggetto non adempiere ai suoi doveri. Che si tratti dunque di grandi aziende, di piccoli artigiani, di liberi professionisti o di semplici clienti civili, capiamo come fare e come impostare una lettera di sollecito per il pagamento di una fattura.

Seguendo le indicazioni di seguito si avrà la possibilità di inviare una lettera chiara ed efficace.

Quando inviare la lettera di sollecito

Iniziamo specificando che la lettera deve essere inviata una volta superate le scadenze massime messe a disposizione del soggetto per il pagamento (tempistica che solitamente coincide con 30 o 60 giorni a seconda di quanto specificato in fattura).

E’ importante tenere a mente questo fattore, perché il pagamento potrebbe già essere programmato per l’ultimo giorno prima della scadenza e in questo caso il sollecito potrebbe rivelarsi inutile o addirittura inopportuno.

Lo stesso principio deve essere seguito anche in caso di secondo sollecito. Entriamo adesso nel vivo e capiamo come impostare la lettera e quali sfumature tenere in considerazione i caso di solleciti ad una prima lettera già inviata.

Modalità di invio e oggetto

Trattandosi di richiesta ufficiale, la stessa dovrà pervenire su foglio A4 bianco, meglio su carta intestata e compilata con caratteri standard e formato 12. Eventuali grassetti potranno essere utilizzati per evidenziare alcuni dettagli come ad esempio scadenze o numero delle fatture.

La lettera di sollecito di pagamento deve essere inviata tramite un mezzo certificato, in modo che possa essere provata la ricezione da parte del destinatario. Alla classica e comoda raccomandata si affianca oggi la più comoda PEC.

Per rendere chiara la richiesta, si dovrà inserire nell’oggetto la dicitura “Primo sollecito per pagamento fattura scaduta”, prima di specificare che lo scrivente non ha ancora ricevuto il saldo della fattura in sospeso.

Il corpo della lettera ed il primo sollecito

Nel corpo della lettera dunque si dovrà specificare che al momento della redazione della stessa, lo scrivente non ha ancora ricevuto il pagamento dovuto. E’ fondamentale che la lettera contenga tutti gli estremi e i dettagli della fattura che deve essere saldata. Dati dunque del creditore ma anche del debitore, cifra oggetto della richiesta, riferimento della fattura, modalità di pagamento, estremi da utilizzare il pagamento sono quindi informazioni indispensabili.

La lettera a questo punto dovrete sollecitate in maniera gentile ma decisa il debitore a saldare quanto dovuto entro una scadenza sensata.

Non dimenticate di apporre firma del legale rappresentante ed eventuale timbro aziendale per certificare la vostra richiesta.

Il secondo e il terzo sollecito

Qualora questa prima lettera non abbia riscontro, sarà necessario procedere con un secondo sollecito di pagamento, che da oggetto dovrà riportare la dicitura “Secondo sollecito di pagamento per fattura scaduta”.

All’inizio della lettera sarà necessario specificare che la missiva viene inviata perché il primo sollecito non ha avuto riscontro. Come nella prima lettera, bisognerà poi specificare con estrema attenzione tutte le informazioni utili ad identificare la fattura e gli attori coinvolti.

Qualora anche la seconda lettera non dovesse sortire effetto, si potrà procedere all’invio di una terza lettera che solitamente si accompagna con una minaccia di adire alle vie legali.

L’oggetto potrebbe essere qualcosa del tipo ”Ultimo sollecito per il pagamento di fattura scaduta e costituzione in mora” e la lettera dovrà contenere tutte le informazioni sulla fattura e l’invito a regolarizzare il debito entro 10 giorni, pena la necessità di proseguire per vie legali.

Attenzione, per tutte le lettere di sollecito, a mantenere sempre e comunque un tono corretto e pacato, senza scadere minimamente in minacce dirette o velate di nessun tipo. Ricordiamo che l’obiettivo è quello di veder riconosciuto un nostro credito, non intraprendere una guerra epistolare col nostro interloocutore.

Conclusioni

Ci auguriamo di aver risolto dubbi e dato spunti operativi utili per scrivere una lettera a supporto della riscossione dei crediti che spettano. Data la delicatezza della questione, non possiamo che caldeggiare il ricorso alla consulenza di un professionista, utile per fugare eventuali dubbi, trovare una cornice di riferimento più idonea per il caso specifico di riscossione, più semplicemente condividere la lettera come l’avete pensata.