Come scrivere una Lettera Formale

La lettera formale è una missiva rivolta alla pubblica amministrazione, ad un ente, ad un professionista, ad un soggetto con cui, per relazione o per ruoli non abbiamo un rapporto confidenziale.

Alla luce di questo, la lettera avrà un tono distaccato ed ossequioso.

Il tono però non è l’unico elemento da tenere in considerazione, poiché ci sono una serie di altri fattori da considerare quando si è in procinto di redigere una lettera formale.

Valuteremo nel dettaglio proprio questi aspetti in modo da avere tutte le informazioni che servono per redigere appunto una lettera formale.

Supporto e formato

La prima cosa da considerare è quale strumento utilizzare per preparare una lettera formale.

E’ necessario mettere il destinatario nelle condizioni di leggere la lettera stessa senza troppi sforzi. No dunque alle lettere scritte a mano, e sì all’utilizzo di programmi di editing, privilegiando caratteri standard e senza dare troppo spazio alla fantasia con corsivi e simili.

A livello pratico quindi caratteri quale Times, Arial, Times New Roman saranno in grado di garantirvi un ottimo risultato.

Per quanto riguarda le dimensioni, il 12 è il formato standard da usare nelle comunicazioni, qualora però il testo sia ridotto sarà possibile ricorrere ad un 14 che faciliterà la lettura.

Qualora il testo si dovesse sviluppare su più pagine, sarà fondamentale inserire su ognuna il numero di pagina.

Il foglio o i fogli dovranno essere inseriti in una busta.

Sulla stessa sarà necessario rimportare sul fronte a destra i dettagli del destinatario. I dati relativi al mittente invece potranno essere inseriti in alto a sinistra più in piccolo, o sul retro della busta in alto.

L’intestazione

Visto che come abbiamo detto la lettera si rivolge a soggetti con cui non siamo in rapporto di confidenza, diventa molto importante specificare i dati relativi al mittente. Nome, cognome, indirizzo, azienda e job description in caso di lettera professionale sono importanti, ma altrettanto lo sono le informazioni di contatto.

Indirizzo mail o telefono infatti sono informazioni molto utili che permetteranno al lettore di ricontattarvi agevolmente e velocemente. Le informazioni relative al mittente devono essere riportate in alto a sinistra.

Ovviamente utilizzare una carta intestata vi permetterà di saltare questo passaggio. Come di consueto invece a ridosso del margine opposto saranno presenti le stesse info, ma riferite al mittente.

E’ bene anche riassumere il contenuto della lettera in un rigo massimo, che verrà riportato alla voce “Oggetto” e che darà la possibilità al mittente di comprendere subito cosa la missiva potrebbe contenere.

La lettera vera e propria

Si arriva in questo modo la corpo vero e proprio della lettera. La prima cosa da fare è rivolgersi al destinatario utilizzando degli appellativi. Se ci si rivolge ad una azienda si potrà usare l’appellativo “Spettabile”, in caso di persone invece sarebbe bene utilizzare il titolo di studio se noto, o al contrario frasi come Gentile o Egregio.

L’apertura della lettera dovrà introdurre l’argomento che dovrà poi essere dettagliato delle righe successive.

Utilizzando dunque un carattere sempre gentile e distaccato, si dovrà illustrare la propria richiesta, il proprio problema, il proprio punto di vista e richiedere l’azione da parte del destinatario.

In chiusura oltre a ribadire posizione e richiesta, sarà necessario salutare il mittente e dichiararsi disponibili ad eventuali chiarimenti.

Unico formato, diverse situazioni

Come abbiamo accennato, la lettera formale si presta ad essere utilizzata in diverse situazioni anche molto diverse tra loro. Una richiesta ufficiale ad un ufficio pubblico, un suggerimento al preside di una storia, una esortazione al proprio datore di lavoro, l’invio del proprio profilo ad un recruiter sono tutte situazioni che prevedono l’impiego di una lettera formale.

In tutti i casi infatti ci poniamo su un gradino metaforicamente più basso perchè siamo noi ad inoltrare una richiesta e siamo quindi noi ad “aver bisogno” dell’altra persona. Il rischio in questo caso è quello di lasciarsi andare a messaggi troppo ossequiosi e toni di sottomissione: nulla di più sbagliato! E’ comunque fondamentale mantenere la propria identità e il proprio ruolo per gestire al meglio la preparazione della lettera e più in generale il rapporto con l’interlocutore.

Il format che trovate vi dà la possibilità di seguire passo passo ogni aspetto della lettera, in modo da non tralasciare nessun elemento importante.

Basta poco del resto per scrivere una lettera formale perfetta, attenzione, buon senso o qualche dritta come quelle che abbiamo appena fornito.