Come scrivere una Lettera commerciale

La lettera commerciale rappresenta un documento importante e comune nella vita aziendale. Vediamo cosa fare e cosa sapere per scrivere una lettera commerciale efficace e funzionale ai nostri obiettivi. 

La lettera commerciale è un documento che una azienda utilizza con il fine di stabilire, sviluppare e formalizzare un affare, un progetto, una compravendita di prodotti e servizi, nonchè una collaborazione con un’altra azienda, libero professionista o con un soggetto privato.

Si tratta, è bene precisarlo subito, di un documento ufficiale che sancisce un rapporto professionale tra una azienda e un’altro soggetto, e che quindi in caso di controversie può essere impugnato e portato come prova.

Alla luce di questo diventa ancora più importante impostare in maniera corretta questo documento così da sfruttarne la forza commerciale, ma anche la valenza legale.

Capiremo meglio nelle righe di seguito come impostare una lettera commerciale che sia efficace, corretta e in poche parole perfetta.

Vediamo insieme i passaggi.

Identificare chiaramente i partner commerciali

La prima cosa da fare è essere certi che la lettera permetta di identificare in maniera chiara ed univoca i partner commerciali ai quali si riferisce, proprio per questo motivo devono essere presenti in apertura della lettera tutte le informazioni utili ad identificare le società o soggetti coinvolti.

Una carta intestata societaria completa di ragione sociale, indirizzo, recapito telefonico e fax, partita iva o codice fiscale, registrazione CCIA e capitale sociale evita spiacevoli dimenticanze in questo senso da parte del mittente.

Altro elemento fondamentale è ovviamente il destinatario della lettera, che dovrà essere esplicitato in maniera chiara e completa. E’ opportuno qualora ci si interfacci ad una determinata figura specificarne nome, cognome e ruolo in azienda per facilitarne l’identificazione.

L’oggetto e la data

Va impostato solitamente in grassetto, serve per anticipare in modo breve e sintetico il motivo per il quale è stato redatto il documento.

La data riprende il momento in cui si sta scrivendo.

Formattazione e formato lettera

Come in tutti i documenti ufficiali, il consiglio è quello di utilizzare una grandezza 12-14 e un font senza grazie, tra i preferiti il celebre Times New Roman, come si nota dal format in allegato.

Dallo stesso format si ha la possibilità di cogliere dettagli, impostazione e regole generali da seguire per impostare una lettera commerciale efficace.

Per quanto riguarda la tipologia di carta, i formati da preferire sono il classico foglio A4, oppure il formato 22×28 cm. Per le corrispondenze di natura legale, si contempla anche il formato 22×35.

Il corpo della lettera commerciale

Dopo la classica introduzione formale, si arriva al corpo della lettera vero e proprio che dovrà essere caratterizzata da un tono chiaro e coinciso.

L’interlocutore deve capire subito di cosa si sta parlando, senza leggere fronzoli e orpelli che nelle documentazioni di lavoro sono inutili e spesso addirittura fastidiosi.

Ricordate che in quel momento state in qualche modo rappresentando la vostra azienda, dovete quindi lasciar trasparire forza, carattere, positività, successo e fermezza d’animo, prestando attenzione ad evitare errori ortografici.

In questa fase sarà il contenuto a stabilire forma e caratteristiche del messaggio.

Una prima opzione è quella relativa ad una lettera commerciale che viene inviata per sancire una collaborazione senza entrare nel dettaglio della stessa.

In questo caso si dovrà descrivere che la lettera da il via ad una collaborazione, specificandone il tipo ma senza entrare nel dettaglio. Saranno altre documentazioni che andranno poi a definire gli aspetti più pratici.

Se invece si tratta di ratificare una compravendita, dobbiamo formalizzare precisamente i tratti e le caratteristiche di cosa intendiamo acquistare o vendere, avendo cura di indicare precisamente elementi importanti come quantità di acquisto, eventuali tempistiche di spedizione/consegna, modalità e tempistiche di pagamento.

Lettera commerciale come contratto preliminare

La lettera commerciale può anche rappresentare una sorta di contratto, di accordo specifico. In questo caso dovranno essere inserite tutte le informazioni importanti e i pilastri sui quali la collaborazione si fonda e si sviluppa.

Costi, tempi, spazi, contenuto sono informazioni basilari da non trascurare non solo per la chiarezza della relazione, ma anche per evitare contenziosi in futuro. Non dimenticate in chiusura di utilizzare le formule di congedo, che dovranno essere adeguato al rapporto che avete con il vostro interlocutore, ma comunque rispettose del ruolo che entrambi ricoprite.

Conclusione (congedo e invito all’azione)

Conclude la lettera, il congedo,  quindi  la parte relativa ai saluti, che potranno essere più o meno formali (es. cordialità, distinti saluti etc…) ed un invito all’azione, magari sollecitando un eventuale riscontro e risposta.

Possiamo in conclusione affermare che la stesura di una lettera commerciale seguendo il format risulta essere una operazione semplice e non troppo complessa.

Basta avere chiaro il contenuto che si vuole esprimere, essere attenti nella stesura del testo e rispettare poche semplici regole che il format suggerisce.