Come scrivere una lettera al dirigente scolastico

Il dirigente scolastico è a capo di una struttura educativa e nel suo ruolo si trova a gestire tutto quello che attorno alla sua scuola ruota.

Proprio per questo motivo, sono diverse le motivazioni che possono portarci a dover indirizzare a questa figura una lettera. Che si tratti di solleciti, complimenti, consigli, proposte, candidature o lamentele al preside, è sempre fondamentale sapere come scrivere una lettera al dirigente scolastico.

E’ bene essere sicuri che la nostra lettera sia adatta al destinatario che la riceverà, funzionale al concetto da esprimere e in linea con il rapporto che il mittente ha con il ricevente. Una forma corretta, è bene ricordarlo, è capace di rafforzare il contenuto della lettera e quindi di renderla più efficace.

Formato e caratteri della lettera

La lettera dovrà essere redatta su un foglio bianco A4 e scritta preferibilmente tramite computer in modo da risultare più chiara ed ordinata.

E’ bene privilegiare i caratteri classici come ad esempio Arial, Courier New, Calibri, Verdana e Times New Roman che risultano essere facilmente leggibili e chiari.

Impostate il programma di scrittura sulla dimensione 12. Solo nel caso in cui la lettera sia particolarmente breve e il foglio quindi in buona parte bianco potrete aumentare a 14.

Ove possibile dividete il testo in paragrafi per facilitarne la lettura.

Il mittente, la data e l’oggetto

A questo punto è possibile incominciare a preparare la lettera vera e propria. In alto a sinistra bisogna sempre inserire i propri riferimenti, almeno nome, cognome e numero di telefono. Più in basso a destra invece si potranno inserire le informazioni relative al destinatario.

Ci sono due elementi molto importanti che devono essere presenti. Il primo è la data, meglio se preceduta dalla località dalla quale si sta scrivendo, che potrà essere posta in apertura o in chiusura della lettera.

L’altro è l’oggetto della lettera, ovvero poche parole capaci di riassumere il contenuto della lettera stessa. Tra gli esempi di oggetto troviamo “Richiesta modifica orari” piuttosto che “Richiesta implementazione servizio mensa”.

Identificare il vostro ruolo e il motivo per cui scrivete

Come abbiamo accennato molte sono le situazioni che possono rendere necessaria la preparazione di una lettera al dirigente scolastico, ma vediamone alcune più nel dettaglio.

Per prima cosa evidenziamo che la lettera può arrivare da dipendenti dell’istituto scolastico (quindi docenti, personale ATA o affini), da studenti o da esterni. In tutti i casi qualora non si sia in rapporto diretto con il dirigente sarà bene dare subito tutte le indicazioni utili per essere individuati.

All’inizio del corpo della lettera è quindi opportuno specificare non solo nome e cognome, ma anche il proprio ruolo in relazione al dirigente scolastico, lo stesso ruolo determinerà anche il tono da dare alla lettera.

Se siete degli alunni dunque, dovrete per prima specificare ad esempio la classe di appartenenza in modo da permettere alla preside di indentificare meglio il vostro ruolo nella scuola. Il tono delle righe seguenti dovrà essere rispettoso e gentile. La preside ha per definizione un ruolo superiore e in quanto tale merita rispetto, trattandosi però di una lettera sarebbe opportuno evitare toni eccessivamente reverenziali o che denotano sudditanza. Eventuali lamentele dovranno essere illustrate con chiarezza e dovrà essere evitata la sterile polemica.

Rispetto e cordialità sono toni necessari anche nel caso in cui la lettera sia inviata da un genitore. Il padre o la madre di un alunno attraverso una lettera potranno avanzare richieste, esprimere pareri, esporre le proprie lamentele. In tutti i casi, sebbene alla luce del ruolo possa a volte essere difficile, ci dovrà mostrare oggettività e imparzialità nell’esporre la propria posizione.

Se siete dipendenti dovrete specificare l’attività che svolgete ed eventualmente da quando. Capire infatti che i presidi che si trovano a gestire istituti con molte classi e numerosi dipendenti, non possano tenere a mente nomi e ruoli in tutto, per questo motivo una presentazione completa aiuterà il preside a fare mente locale sulla vostra figura e sul vostro ruolo. Nell’andare avanti ricordate che il vostro tono dovrà essere formale e cordiale nello stesso tempo, e lasciar trasparire un rapporto di fiducia e collaborazione.

Le stesse indicazioni valgono anche per chi aspira ad una collaborazione con l’istituito e quindi con la preside.

Se invece siete esterni dovrete chiarire cosa vi lega alla struttura e dunque a che titolo state scrivendo al dirigente. Cordialità e chiarezza restano capisaldi di questo tipo di comunicazione.

Il corpo della lettera

Dopo le doverose presentazioni e una volta chiarito il tono delle righe che verranno bisognerà passare al contenuto vero e proprio. Indipendentemente dal motivo che ha portato a scrivere la lettera, sarà importante specificare bene il proprio messaggio non trascurando alcun dettaglio.

Se la lettera ha come fine una lamentela, un sollecito, dei consigli sarà bene chiarire sia lo stato attuale della situazione, sia come si vorrebbe diventasse. Ricordate anche di fornire indicazioni temporali utili per rendere ancora più chiaro il quadro della situazione.

Qualora la lettera sia di accompagnamento ad una candidatura, sarà bene specificare quali sono le vostre competenze e in cosa pensate di essere diversi rispetto ad altri eventuali candidati. Ricordate di mantenere un tono diretto ma non troppo confidenziale.

Conclusione e saluti

In conclusione sarà opportuno riassumere la richiesta contenuta nella lettera, per essere certi che sia chiara al dirigente scolastico ed evidenziare l’azione richiesta con frasi del tipo “Resto in attesa di sue” o “sperando che quanto richiesto venga esaudito entro…giorni”.

E’ bene ricordare sempre in chiusura di inserire i propri saluti e i propri riferimenti personali per facilitare il destinatario quando dovrà ricontattare.

In conclusione, per preparare una lettera efficace da inviare al dirigente scolastico sarà bene spiegare bene chi siete perchè state scrivendo e cosa vi aspettate che il dirigente faccia per voi. Tutte queste indicazioni saranno una guida anche per il destinatario, che sarà naturalmente portato a rispondervi in maniera chiara ed esaustiva.