Come scrivere una lettera al Comune

Numerose sono le motivazioni che possono portare un soggetto ad avanzare una richiesta al proprio Comune di riferimento tramite una lettera. La lettera al Comune infatti può contenere informazioni o richieste di diverso tipo: dalla segnalazione, alla richiesta vera e propria, passando per la lamentela.

Capiamo meglio però quali sono le regole generali da tenere sempre in considerazione e cosa bisogna tenere a mente se ci si appresta a scrivere ad un Comune.

Come scrivere una lettera al Comune, le regole di partenza

Indipendentemente dal suo contenuto, una lettera indirizzata al Comune dovrà rispondere a due requisiti che a dire il vero non dovrebbero mai mancare in qualsiasi missiva: chiarezza e brevità.

La lettera infatti dovrà essere più esaustiva possibile e specificare ogni dettaglio della situazione alla quale si riferisce, ma nello stesso tempo non dovrà essere troppo lunga per non rubare troppo tempo al destinatario.

A proposito del destinatario, per essere certi che arrivi a destinazione la lettera dovrà essere spedita tramite posta raccomandata, PEC o, se possibile, consegnata a mano all’ufficio protocollo. In ogni caso, è fondamentale specificare l’ufficio o l’assessorato di riferimento, per essere certi che venga consegnata nelle mani giuste.

Non dimenticate poi di allegare eventuali documenti che possano agevolare e velocizzare la lettura delle stessa lettera (progetti, cartine, ricevute di pagamento ad esempio).

Sul fronte del contenuto invece, è importante che la lettera contenga data, luogo e oggetto, dettagli importanti anche per facilitarne l’archiviazione.

La lettera di reclamo o di diffida al Comune

Una delle situazioni più frequenti è senza dubbio quella che vede un soggetto dover inoltrare un reclamo al proprio comune. Si tratta di uno strumento che può essere fondamentale nella risoluzione di alcuni problemi dal momento che permette di risolverli o comunque di aprire un dialogo con il Comune stesso.

In questo caso, oltre alle proprie generalità, è fondamentale specificare quale sia la propria richiesta evidenziando prima lo stato delle cose, e in secondo luogo come si vorrebbe le stesse fossero. Lo scopo della lettera dunque è quello di denunciare una ingiustizia che lo scrivente sta subendo ad opera di terzi o del Comune stesso.

Molto vicina alla lettera di reclamo, è la lettera di diffida, nella quale ti fatto lo scrivente esorta il destinatario della lettera a fermare la condotta ritenuta ingiusta, specificando anche le eventuali cause legate al mancato adempimento dell’invito stesso.

Lettera di richiesta

La lettera di richiesta è invece una missiva con la quale il cittadine chiede all’ente, o meglio allo specifico ufficio preposto dell’ente, di entrare in possesso di una determinata documentazione, di avere riscontro su un eventuale dubbio, di essere autorizzato a compiere una determinata azione. Anche in questo caso è fondamentale specificare bene l’intento della lettera, utilizzando un linguaggio semplice ed immediato e senza dilungarsi troppo in argomentazioni complesse. Attenzione anche ad indirizzare la lettera all’ufficio corretto, dal momento che spesso le competenze su questo tema sono molto specifiche.

Lettera informativa

Vi è poi una terza categoria di lettere al comune, quelle informative. In questo caso un soggetto scrive al comune o ad un determinato ufficio o assessorato per condividere una notizia o un fatto che ritiene possano essere di interesse anche del destinatario. Anche in questo caso, la comunicazione dovrà essere molto semplice e dovrà contenere anche il legame tra quanto comunicato e il destinatario, proprio per agevolare quest’ultimo nella lettura della missiva stessa.