Come spedire una lettera

Nonostante l’avvento dell’era digitale e di internet, la lettera cartacea resta uno strumento molto utilizzato, ed in certe occasioni è ancora oggi il mezzo di corrispondenza più appropriato e preferito dagli utenti.

Scrivere e spedire una lettera può tuttavia non essere per tutti una azione semplice e scontata, per questo motivo sono diversi i dubbi che possono sorgere qualora ci si trovi davanti ad una busta e ad un foglio bianco o più in generale qualora ci sia una missiva da far giungere a qualcuno.

Nei paragrafi seguenti forniremo tutte le informazioni che possono aiutare a mandare una lettera in maniera semplice, veloce ed efficace.

Cosa scrivere sulla busta (fronte e retro)

Un primo aspetto, spesso dato per scontato, riguarda la compilazione della busta che contiene appunto il messaggio. La prima cosa da fare, per quanto possa apparire banale, è dotarsi di una busta che contenga tutti i documenti che devono essere spediti.

Se state inviando un plico contenente 30 fogli a4, ad esempio, la classica busta rettangolare potrebbe non essere sufficiente. Indipendentemente dal formato della busta, sulla stessa dovrete riportare alcune informazioni fondamentali.

Sul fronte della busta, nell’angolo in basso a destra si dovranno specificare su più righe nome e cognome; indirizzo completo di cap; città, provincia e nazione del destinatario; sopra questo blocco, nell’angolo in alto, dovrà essere apposto il francobollo.

E’ bene inserire prima di nome e cognome anche una intestazione che ovviamente varia a seconda della relazione che si ha con il destinatario della lettera. In generale egregio o gentilissimo (anche nelle rispettive varianti femminili, sono due aggettivi che possono andare bene nella maggior parte delle situazioni).

Qualora ci si interfacci con uno professionista di cui si conosce il titolo, si dovrà specificarlo (Dott., Ing., Prof. ad esempio).

In caso di una azienda è invece preferibile utilizzare l’aggettivo “Spettabile”.

Qualora si stia inviando una missiva presso una azienda ma si ha già chiaro il destinatario della stessa, si dovrà specificare la dicitura “Alla c.a. di Tizio”, in modo da evitare che la busta vaghi per gli uffici.

In alto sulla sinistra invece dovrà eventualmente essere attaccato l’adesivo “posta prioritaria”. Le informazioni sul mittente trovano invece spazio sull’aletta chiudi busta. Anche in questo caso sarà necessario inserire nome e cognome, indirizzo completo di cap, città e provincia.

A differenza di quanto avviene per il destinatario, in questo caso le informazioni possono essere inserite in un’unica riga. Molti trascurano le informazioni relative al mittente, che sono invece fondamentali perchè permettono di recuperare la lettera qualora la stessa finisse smarrita.

Tutte le informazioni dovranno essere scritte in maniera chiara e leggibile, preferibilmente in stampatello maiuscolo o minuscolo, al fine di limitare possibili dubbi di interpretazione della scrittura.

Come spedire una lettera con Poste Italiane (modalità disponibili)

Sono diversi gli strumenti a disposizione di un utente che vuole spedire una lettera utilizzando i servizi di Poste Italiane.

La soluzione più veloce al momento è Posta 1, un servizio che in situazioni standard garantisce la consegna in 1 giorno lavorativo e permette di ricevere conferma di consegna. Il prezzo di partenza di servizio per una busta di dimensione e peso standard è a partire da 2,80. Una scelta di questo tipo garantisce una consegna veloce, certa ed efficace.

Se si è invece alla ricerca di una soluzione più economica, si può optare per una spedizione Posta 4 che promette una consegna in soli 4 giorni lavorativi per la quasi totalità delle spedizioni con un costo minimo di 1,10 euro.

Poste Italiane garantisce delle consegna veloci anche all’estero. Postapriority Internazionale ad esempio a partire da 3,50 euro promette consegne veloci e garantisce una notifica nel momento in cui la missiva arriva al centro di Scambio Internazionale di Poste Italiane.

Condizioni simili, ma servizi meno veloci sono garantiti dal servizio Postamail Internazionale da 1,15 euro. Qualora si abbia la necessità di spedire plichi o libri si potrà utilizzare il servizio “Pieghi di libri” che permette di spedire fino ad un massimo di 5 kg in formato libri o cilindri in 5 giorni lavorativi a partire da 1,28 euro.

Sebbene alcune delle soluzioni sopra citate prevedano la conferma di consegna e validità legale, in alcune situazioni è fondamentale spedire una lettera tramite raccomandata. Il servizio garantisce l’attestazione dell’invio e della ricezione, ma permette anche di monitorare il tragitto della missiva. La raccomandata può essere inviata con un costo minimo di 5,40 euro per un formato standard, quindi fino a 20 gr.

Sono numerose le Poste Private che propongono servizi simili a costi a volte  inferiori. Nella maggior parte dei casi di tratta di società affidabili, che garantiscono standard di qualità pari a quelli offerti da Poste Italiane. In alcuni casi, però, soprattutto in caso di documenti importanti, i servizi Poste Italiane sono senza dubbio quelli migliori e che garantiscono prove di consegna ufficiali.

Come spedire online senza uscire di casa con Poste Italiane o Poste Private

La spedizione delle lettere o delle raccomandate può ormai avvenire anche online, in totale comodità e senza uscire da casa.

Il servizio Lettera Online permette di inviare utilizzando il sito o l’App Poste Italiane una lettera in Italia o all’estero. Sarà direttamente la Posta infatti che stamperà e imbusterà la lettera, spedendola senza nessuna altra incombenza a carico del mittente.

I costi, che sono influenzati dalla lunghezza della lettera, prevedono un costo minimo di 1,12 per una spedizione Posta 4.

Un simile processo permette di spedire anche le raccomandate online, che hanno la stessa valenza legale delle classiche. In questo caso il costo minimo è pari a 8.50 euro e il servizio prevede il ritiro a domicilio dei documenti se richiesto. Diverse poste private offrono anch’esse questo tipo di servizio.