Come intestare (compilare) una lettera

Nonostante l’avvento dell’era digitale e delle connessioni internet, la lettera cartacea resta uno strumento molto utilizzato, in certe occasioni è ancora oggi l’unico che ci permette di trasmettere un messaggio e ricevere la conferma di ricezione da parte del destinatario.

Nonostante si tratti di una azione che tutti conosciamo, sono diversi i dubbi che possono sorgere qualora ci si trovi davanti ad una busta e ad un foglio bianco o più in generale qualora ci sia una missiva da far giungere a qualcuno.

Nei paragrafi seguenti forniremo tutte le informazioni che possono aiutare a intestare una lettera e illustreremo i diversi strumenti che si hanno a disposizione per procedere all’invio vero e proprio della lettera in maniera semplice, veloce ed efficace.

Quale formato lettera scegliere e cosa scrivere sulla busta

Un primo aspetto, spesso dato per scontato, riguarda la compilazione della busta che contiene appunto il messaggio.

La prima cosa da fare, per quanto possa apparire banale, è dotarsi di una busta che contenga tutti i documenti che devono essere spediti. Se state inviando un plico contenente 30 fogli a4, ad esempio, la classica busta rettangolare potrebbe non essere sufficiente. Indipendentemente dal formato della busta, sulla stessa dovrete riportare alcune informazioni fondamentali.

Sul fronte della busta, nell’angolo in basso a destra si dovranno specificare su più righe nome e cognome; indirizzo completo di cap; città, provincia e nazione del destinatario; sopra questo blocco, nell’angolo in alto, dovrà essere apposto il francobollo.

E’ bene inserire prima di nome e cognome anche una intestazione che ovviamente varia a seconda della relazione che si ha con il destinatario della lettera.

In generale egregio o gentilissimo (anche nelle rispettive varianti femminili, sono due aggettivi che possono andare bene nella maggiorparte delle situazioni).

Qualora ci si interfacci con uno professionista di cui si conosce il titolo, si dovrà specificarlo (Dott., Ing., Prof. ad esempio). In caso di una azienda è invece preferibile utilizzare l’aggettivo “Spettabile”.

Qualora si stia inviando una missiva presso una azienda ma si ha già chiaro il destinatario della stessa, si dovrà specificare la dicitura “Alla c.a. di Tizio”, in modo da evitare che la busta vaghi per gli uffici.

In alto sulla sinistra invece dovrà eventualmente essere attaccato l’adesivo “posta prioritaria”. Le informazioni sul mittente trovano invece spazio sull’aletta chiudi busta.

Anche in questo caso sarà necessario inserire nome e cognome, indirizzo completo di CAP, città e provincia. A differenza di quanto avviene per il destinatario, in questo caso le informazioni possono essere inserite in un’unica riga. Molti trascurano le informazioni relative al mittente, che sono invece fondamentali perchè permettono di recuperare la lettera qualora la stessa finisse smarrita.

Tutte le informazioni dovranno essere scritte in maniera chiara e leggibile, preferibilmente in stampatello maiuscolo o minuscolo, al fine di limitare possibili dubbi di interpretazione della scrittura.

Come spedire una lettera con Poste Italiane

Sono diversi gli strumenti a disposizione di un utente che vuole spedire una lettera utilizzando i servizi di Poste Italiane.

La soluzione più veloce al momento è Posta 1, un servizio che in situazioni standard garantisce la consegna in 1 giorno lavorativo e permette di ricevere conferma di consegna. Il prezzo di partenza di servizio per una busta di dimensione e peso standard è a partire da 2,80. Una scelta di questo tipo garantisce una consegna veloce, certa ed efficace.

Se si è invece alla ricerca di una soluzione più economica, si può optare per una spedizione Posta 4 che promette una consegna in soli 4 giorni lavorativi per la quasi totalità delle spedizioni con un costo minimo di 1,10 euro.

Poste Italiane garantisce delle consegna veloci anche all’estero. Postapriority Internazionale ad esempio a partire da 3,50 euro promette consegne veloci e garantisce una notifica nel momento in cui la missiva arriva al centro di Scambio Internazionale di Poste Italiane.

Condizioni simili, ma servizi meno veloci sono garantiti dal servizio Postamail Internazionale da 1,15 euro. Qualora si abbia la necessità di spedire plichi o libri si potrà utilizzare il servizio “Pieghi di libri” che permette di spedire fino ad un massimo di 5 kg in formato libri o cilindri in 5 giorni lavorativi a partire da 1,28 euro.

Sebbene alcune delle soluzioni sopra citate prevedano la conferma di consegna, in alcune situazioni è fondamentale spedire una lettera tramite raccomandata. Il servizio garantisce l’attestazione dell’invio e della ricezione, ma permette anche di monitorare il tragitto della missiva. La raccomandata può essere inviata con un costo minimo di 5,40 euro per un formato standard, quindi fino a 20 gr.

Le Poste Private

Sono numerose le Poste Private che propongono servizi simili a costi inferiori. Nella maggior parte dei casi di tratta di società affidabili, che garantiscono standard di qualità pari a quelli offerti da Poste Italiane. On alcuni casi, però, soprattutto in caso di documenti importanti, i servizi Poste Italiane sono senza dubbio quelli migliori e che garantiscono prove di consegna ufficiali.

Spedizioni online

La spedizione delle lettere o delle raccomandate può ormai avvenire anche online, in totale comodità e senza uscire da casa.
Il servizio Lettera Online permette di inviare utilizzando il sito o l’App Poste Italiane una lettera in Italia o all’estero. Sarà direttamente la Posta infatti che stamperà e imbusterà la lettera, spedendola senza nessuna altra incombenza a carico del mittente. I costi, che sono influenzati dalla lunghezza della lettera, prevedono un costo minimo di 1,12 per una spedizione Posta 4.

Un simile processo permette di spedire anche le raccomandate online, ovviamente con la stessa valenza legale delle raccomandate classiche. In questo caso il costo minimo è pari a 8.50 euro e il servizio prevede il ritiro a domicilio dei documenti se richiesto.

Servizi simili vengono offerti anche dalla ormai diverse poste private e servizi online  che operano sul territorio. Anche in questo caso sarà sufficiente disporre di connessione ad internet e testo da digitare per procedere all’invio comodamente da casa. Anche in questo caso, il costo del servizio è influenzato dalla lunghezza del testo da inviare.

Dovreste a questo punto essere in possesso di tutte le informazioni necessarie all’invio della vostra missiva che risponderà, seguendo i consigli appena letti, a tutte le necessità del caso.