Come impostare una lettera

Una lettera è uno strumento attraverso il quale un soggetto indirizza un messaggio ad un altro. Sono numerose le situazioni in cui una lettera può essere utile o necessaria, e sono diversi anche i connotati che una lettera può assumere.

Capiremo quindi come impostare una lettera, cosa tenere in considerazione e come dare ad ogni lettera il taglio adatto.

A chi è destinata la lettera

La prima cosa da fare è comprendere a chi sia destinata la lettera. Il destinatario infatti influenzerà il tono della missiva stessa.

Una lettera indirizzata ad esempio ad un ufficio o a un superiore avrà un carattere formale; una lettera dedicata ad un conoscente o un amico un taglio più amichevole.

Il destinatario influenzerà anche la modalità attraverso cui la lettera viene redatta.

Una lettera formale dovrebbe infatti essere scritta tramite computer e apparire dunque ordinata, ben impostata, chiara e piacevole alla lettura. Il consiglio è dunque quello di utilizzare un foglio A4 di colore bianco, da riempire con formati tradizionali quali Times o Ariel in carattere 12 o 14.

Una lettera personale invece può essere redatta anche a mano, in alcuni casi addirittura la scrittura a mano aiuta a rendere più personale il messaggio e a donare allo stesso parte della nostra anima.

Contenuto e destinatario determinano anche il mezzo utilizzato per spedire la lettera stessa. In caso di documenti ufficiali infatti la lettera tradizionale non basta, e occorre ricorrere ad una raccomandata. In alcuni casi alla lettera scritta è preferibile sostituire la mail, o la PEC in caso di comunicazioni che richiedano una prova di consegna.

Come impostare una lettera formale

Capiamo a questo punto cosa tenere in considerazione per impostare una lettera formale. Iniziamo con il dire che rientrano tra le lettere formali tutte quelle inviate a persone, enti o istituti che hanno una carte autorità e autorevolezza.

In questo tipo di lettere sarà necessario per prima cosa inserire in alto a sinistra i dati del mittente, dunque nome, cognome, indirizzo e specificare in fase di apertura non solo i proprio dati anagrafici ma anche eventuali informazioni atte a facilitare la vostra identificazione. Parliamo, ad esempio, del ruolo o del numero contratto in caso di utente.

La lettera dovrà svilupparsi in maniera formale, dando del lei all’interlocutore, e dovrà preferibilmente essere strutturata in almeno 3 blocchi. Il primo, come detto, conterrà una sorta di presentazione; il secondo la richiesta vera e propria; il terzo una conclusione/ un riepilogo di quanto esposto e i saluti.

Come impostare una lettera professionale

Tra le lettere formali, troviamo quelle di carattere professionale. Oltre a seguire quanto detto in merito alle lettere formali in generale, nella lettera professionale bisognerà prestare molta attenzione a tutti quelli che sono i dettagli della relazione in corso o che si vuole instaurare.

Sarà dunque fondamentale specificare, se necessario con l’aiuto dei grassetti, eventuali accordi e relative specifiche.

Scadenze, cifre pattuite, termini e penali sono informazioni che non devono mancare. La completezza è infatti una caratteristiche fondamentale.

Attenzione anche all’intestatario: qualora la lettera sia indirizzata ad una determinata persona o ad un determinato ruolo infatti lo stesso dovrà essere specificato nello spazio riservato al destinatario.

Come impostare una lettera informale amichevole

Su un piano completamente diverso troviamo le lettere amichevoli, ovvero quelle che vengono scambiate tra persone amiche o che hanno comunque una certa confidenza.

In questo caso si può presupporre che il destinatario conosca già tutti i dati del mittente, e il relativo blocco può essere omesso. Basterà infatti menzionare in apertura il proprio nome e cognome per essere subito riconosciuti.

Il tono potrà essere più confidenziale e anche i contenuti di conseguenza più leggeri. Trattandosi di una lettera personale, anche la struttura potrà essere ideata seguendo i propri gusti, resta tuttavia la raccomandazione di salutare all’inizio e alla fine della lettera stessa.

Cosa scrivere sulla busta

E’ molto importante anche compilare in maniera corretta la busta. Su di essa infatti deve essere presente l’indirizzo del destinatario (sul fronte) e in particolare nome, cognome, indirizzo completo.

Sul retro della lettera invece si dovrà apporre l’indirizzo del mittente.

E’ bene precisare che il mittente è un dettaglio non obbligatorio, ma che può comunque essere molto utile per recuperare le lettera qualora dovesse andare perduta.Il francobollo dovrà essere apposto nell’angolo in alto a destra della busta stessa.

Conclusioni

Il format allegato rappresenta un valido aiuto per chi ha paura di sbagliare o di dimenticare qualcosa. Sebbene infatti la struttura sia assolutamente semplice e lineare, qualche dimenticanza potrebbe verificarsi, ma seguendo le indicazioni sarete certi di realizzare una lettera perfetta, sia essa formale o amichevole.